Gestiona tus Facturas en Excel

¡Saludos!

Desde Office Post It te traemos hoy una manera de almacenar y disponer de tus facturas en Excel. Para ello vamos a realizar una pequeña incursión en VBA.

Lo primero que necesitaremos son varias Hojas en un libro de Excel, para ir asignando correctamente la información en cada una de ellas.

Facturas en Excel

Vamos a tener una información en cada una de las hojas. En la última, Resumen, obtendremos toda la información que vamos a mostrar a través de nuestra aplicación en VBA. Nuestro objetivo es llevar un histórico de facturas y poder visualizar las antiguas. Vamos a asignar unos encabezados, en este caso genéricos para las hojas. El tutorial Factura en Excel podemos tomarlo como ejemplo. Además haremos varias macros para añadir Stock al almacén de productos. Así podemos ir haciendo esta herramienta mucho más atractiva y práctica.

¿Por dónde empezamos?

Lo primero será abrir Visual Basic en Excel y crearemos un UserForm.

Facturas en Excel Facturas en Excel

Esta será la ventana de nuestro programa, como ves es un sistema de diseño muy visual. En “Caption” en las propiedades podemos cambiar el nombre a nuestro diseño.

Vamos a añadir varias opciones diseñadas con botones, Alta Cliente, Alta producto, Añadir Stock, etc.

Facturas en Excel

Así quedaría nuestro diseño, más adelante siempre podremos seguir añadiendo opciones. Comenzamos a realizar otro UserForm para cada una de las opciones.

Facturas en Excel

Como esté será la tónica que vamos a utilizar, cada uno de los botones nos mostrará otra ventana desde la que podremos gestionar nuestra pequeña base de datos. Una vez aquí damos doble clic sobre Alta y comenzamos a escribir nuestro código.

Facturas en Excel

Con este código iremos dando de alta nuevos clientes.

Facturas en Excel

La idea es montar una serie de opciones dentro de los UserForm de VBA para que podamos tener cada uno de los apartados dentro de nuestra “FacturOPI”. Así lo he llamado, un gestor de facturas.

Presentamos FacturOPI

Facturas en Excel

Finalmente me he decantado por un diseño mas sencillo pero fácil de visualizar.Facturas en Excel

Tendremos opciones de dar de alta a un cliente. De esta manera siempre que queramos hacer una factura nueva podemos seleccionar clientes habituales de una lista desplegable. Así evitaremos rellenar información continuamente.

Facturas en Excel

El alta de productos es muy importante. Debemos registrar una referencia con la cual nos guiaremos a la hora de tener diferenciados ciertos productos. Piensa que en nuestro caso estoy añadiendo información básica, podrías tener todos los campos que quisieras en la aplicación.

Facturas en Excel

El almacén es el sitio ideal para controlar el Stock que tenemos, los productos e ir modificando las cantidades que tenemos en almacén. En la generación de factura tenemos preparada una sorpresa.

Facturas en Excel

Llegamos al punto que nos interesa. La factura, desde aquí generaremos la factura para el cliente. Como ves existe el desplegable con el Nombre, donde aparecerán los clientes dados de alta previamente. Siempre puedes rellenar la información a mano pero no guardaremos al cliente para otras futuras compras. Una serie de información básica y unos campos para insertar productos comprados. Conforme vamos seleccionando el producto y la cantidad vamos insertándolos en el recuadro inferior. En mi programa podemos insertar hasta 50, pero siempre se puede hacer de mas cantidad.

Por último vemos los subtotales, el IVA y el total final para poder indicarle al cliente todos los detalles. Un detalle que hemos añadido a la hora de grabar la factura es que elimine del stock del almacén los productos comprados ya que una vez facturado implica la salida de esos productos.

Facturas en Excel

Ya para terminar tenemos la visualización de facturas. Desde aquí podemos ver todas las facturas que hemos realizado y seleccionando una de ellas vemos los detalles. Productos, cantidad, importe de la factura, …

¿Cómo se ha hecho FacturOPI?

Todo lo he gestionado con VBA en Excel. Para aprender a manejar esta funcionalidad con mayor soltura hay que practicar mucho y no entraré en detalles ya que para ello está el Curso de Excel que estamos preparando, que os recuerdo sólo es para suscriptores. Pero os detallo los pasos básicos:

  • He utilizado 6 UserForm, cada uno de ellos para la visualización del programa. Como indicaba antes se podría haber puesto más volumen de campos pero esto ya es decisión personal. Mi objetivo era poder dar solución a una de las dudas planteadas en uno de los post.
  • En cada uno de ellos se ha insertado tantos TextBox como fueran necesario, para el nombre, dirección, etc.
  • El uso de ListBox complicaba el programa un poco más pero como se puede comprobar, el resultado es más profesional.
  • No he realizado una vista previa de factura, lo cual sería muy interesante para una versión más avanzada de esta aplicación.
  • Vamos a necesitar muchos bucles y condicionales  ya que nuestra misión será ir comprobando la información que vamos introduciendo y de este modo grabarla en la hoja correspondiente.

Espero que te haya sido útil este articulo y que sueltes tu imaginación para crear tus propios programas con VBA en Excel.

Un saludo.

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